如何結合財務設計FMS系統?

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本文介紹了一些關于結合財務設計FMS系統的設計要點和可供參考的經驗分享。

前言

前面介紹的財務進銷存系統都是基于功能??榻鋅悸塹?,包括應收、應付、財務報表、憑證等主要???,是介于業務系統與財務軟件(NC、金碟等)中間的一套系統。

在設計與實現時也更多的基于業務流程進行的,這與專業財務軟件還是有一段距離的。

對于我們非專業的財務人員如何在設計與開發過程充分理解和實現財務要求,使系統更接近于財務軟件應該是最終的目的,本篇就以三張財務報表來描述下財務系統的設計思考。

財報簡介

資產負債表、損益表(利潤表)、現金流量表是財務系統的三張大表, 通過此三張表可以了解公司的資產及負債情況;可以清楚公司收入是多少,成本是多少,賺了多少錢;可以知道公司賬戶上有多少現金。

  • 資產負債表是一個時點的財務數據,如季末、年終。
  • 利潤表是一個時間段內公司的總收入、總成本費用,并計算出相關的營業利潤、凈利潤等。
  • 現金流量表就好比公司的空氣和血液,它是非常重要的,公司可以不賺錢但不可以沒有現金,好多公司倒閉原因就是資金鏈斷裂導致的。

大概知道了這財務三大報表作用,但我們需要區分開在前面“財務報表”文章中介紹的相關報表,它們是完全不同的。

FMS中介紹的相關報表指的是相關的數據統計查詢分析報表,它可以根據財務部等相關用戶的需求進行開發實現,它可以有不同的維度,可以有很多數據指標,可以根據經驗和業界標準進行開發,這些報表更多的是輔助財務部進行賬務處理、提取數據等,更多的與業務及運營關聯緊密。

資產負債表、損益表、現金流量表是符合財務標準,依照財務會計準則生成的,所有的公司都是一樣的,只是項目多少的不同。

結合財務思考系統方案

FMS系統是為財務軟件提供數據的業務系統,我們在設計時更多的是基于業務與財務管理流程,并通過財務同事的介紹和要求來設計開發的,不需要過多的財務知識即可以完成系統的開發,在開發過程中不清楚的找財務同事咨詢商討即可。如果能夠清楚的理解財務報表,知道我們開發的場景、財務目的應該會有助于我們更好的設計。

財務憑證集成是FMS系統開發過程中比較繁瑣的,而且需要了解財務科目、復式記賬法、了解一個憑證的借、貸項目是什么,在實際的開發過程中作為研發我們對其了解的也是一知半解,功能雖然完成了,但具體為什么這樣做能解釋60%應該就非常不錯了。

財務功能與財務報表的開發也是如此,譬如為什么在采購單入庫時要生成暫估憑證,為什么在要在收到發票后才能結算,為什么銷售匯總報表中要體現出一個平均成本價,費用單為什么要區分責任部門與成本中心等。

說實話,雖然我參與過很多財務進銷存的開發與設計,也參與過供應鏈、倉儲、訂單、售后等系統的開發,但是對于這些細節有些真的說不清楚。但最近翻看了兩本財報的書籍,腦子里逐漸有了些印像,才理解了部分內容。

舉個例子,我們在設計應收與應付時會開發應收報表與應付報表,也會開發應收賬齡與應付賬齡報表,在設計庫存管理??槭被嶸杓瓶⒋婊醣ū?,統計查詢庫存周轉天數,庫存周轉率。

以往我們是單純的從單一報表維度來查看各項指標,如庫存周轉天數低證明商品周轉快,應付天數長說明公司議價能力強、應收天數短證明回款快。但通過財務報表的分析,這幾個項目是有一定聯系的,如下圖。

經營周期=存貨周轉天數+應收賬款周轉天數-應付賬款周轉天數

所以,我們在設計開發FMS系統時,應該考慮的更多一些,這樣才清楚每個報表、財務每個要求是有一定的意義的,同時如果我們也可以來分析財務需求的合理性,給出建設性的建議。

資產負債表

財務科目也是基于資產負債表設置的,如下圖,對于應收、應付、存貨等科目最終都體現在下表中,且我們前面所講述的FMS系統只是主營業務(經營類)不涉及其它,如果我們能夠把融資、投資等相關業務也在FMS中進行管理,那么我們的FMS與財務專業軟件更近一步了。

利潤表(損益表)

FMS系統中有很多關于銷售的相關報表,統計毛利、毛利率,按不同維度、不同的時間段統計銷售收入、銷售成本等,在電商財務系統中是非常非常重要的一塊。

這部分的成本計量方法會影響到財務利潤及毛利,所以在設計財務系統中要考慮如何計算成本,在統計收入時是不是按權責發生制統計的,有的報表為了好看,按下單時間統計收入,有的不考慮后期的退換貨等因素,這些報表只能用做經營分析與參考,不能作為財務報表的數據。

在財務軟件中要考慮費用、所得稅費等來計算營業利潤、利潤總額及凈利潤。

通過利潤表,我們可以理解為什么財務的稅控組非常重視稅率、計算稅費的方法以及活動分攤金額等,因為如果計算的不準確會影響到最終的凈利潤。

對于盤盈、盤虧、報損等也是同樣的,這里有的會計算在營業外收入有的計算在營業外支出等項目中;所以在前面介紹FMS系統時也提到哪些視同銷售,哪些不能視同銷售,原因都在于此報表。

現金流量表

有收入、有利潤不代表公司有錢,因為應收賬款很可能變為壞賬;應付賬款是需要現金來支付的。

在FMS系統中要考慮錢的流入與流出,應收、應付??槭侵饔滴竦鬧饕糠?,要將現金周期擴大,應付賬期盡可能的大,應收回款盡可能短才能保證現金的充足。

對于現金的管理,要管理好相關的賬戶,詳細記錄的出與入,例如不同的支付方式的收入與支出都需要與第三方進行對賬、涉及到外幣時有可能還要轉化為本位幣,這些在系統中的功能都是為現金流量表服務的。

總結

好久沒有更新了,這里簡單說明了一下在設計財務系統時要了解下三張財報,理解了財務需求才能設計出更好的FMS系統,目前隨著AI技術的發展,慢慢地像我們設計的FMS系統這種標準化的流程、財務記賬等工作會更簡單,但是將這些數據綜合分析來指導公司經營管理,是未來FMS系統的工作也可以說是BI的重要部分。這只是我個人的一點看法,最后感謝您的閱讀!

注:文章中三張財報的圖片參考《一本書讀懂財務》,有興趣的可以翻閱一下!

 

作者:倔強的大蘿卜;公眾號:倔強的大蘿卜

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題圖來自Unsplash,基于CC0協議

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